Meetings (Acholi: Ikacoke) spielen im ugandischen Arbeitsalltag wahrscheinlich eine noch größere Rolle als im österreichischen. Dabei sind – egal in welcher Zusammensetzung – ein paar Abläufe quasi standardisiert. Ähnliche Spielregeln gelten für alle Workshops und offizielle Feiern.
- Opening Prayer – ohne Gebet beginnt man einfach kein Meeting, bei PACHEDO wird es immer von einem anderen Mitarbeiter gesprochen, die Wortwahl ist dabei recht frei.
- Opening – der Vorsitzende, auch als „chairperson“ oder kurz „chair“ bezeichnet, begrüßt die Teilnehmer und erklärt das Meeting offiziell für eröffnet.
- Reading of the minutes – als „minutes“ wird das Protokoll des vorangegangenen Meetings bezeichnet (sofern es eines in dieser Zusammensetzung gab).
- Danach wird meistens nach Wichtigkeit der Personen gesprochen, sprich Direktoren vor Programm-Verantwortlichen und so weiter. Meistens wird die Gelegenheit zu unmittelbaren Reaktionen gegeben.
- Zwischen jeder Rede wird das Wort an den „chair“ zurückgegeben, der dann die nächste Person zum Sprechen einlädt.
- Bei außergewöhnlichen Meetings werden zur Dokumentation oft Fotos geschossen und dann gibt es meistens auch ein Gruppenfoto am Ende.
Ein paar Kleinigkeiten waren für mich gewöhnungsbedürftig. So ist es zum Beispiel egal, ob das Thema vielleicht kleine Teile der Gruppe angeht, es wird die Zeit genommen, um es hier und jetzt zu besprechen. Überhaupt dauern die offiziellen Meetings recht lange, 2-3 Stunden sind keine Seltenheit. Position in der Organisation und Geschlecht haben einen großen Einfluss auf die Sprechlautstärke. Das kann dann schon mal schwer zu verstehen sein. Wenn jemand mit „I don’t have much to say…“ beginnt, macht man es sich besser bequem, es wird länger dauern.
Meetings (Acholi: Ikacoke) play an important role in the Ugandan work life, even more so than in Austria. Regardless of the composition of the meeting, a few rituals are almost always observed. Similar rules apply to workshops and official ceremonies.
- Opening Prayer – one does not simply start a meeting without a prayer, at PACHEDO it is usually spoken by a different employee every time, the wording can be chosen pretty much at will.
- Opening – the chairperson or “chair” of the meeting greets the participants and officially declares the meeting opened.
- Reading of the minutes – “minutes” refers to the notes of the previous meeting (provided there was a similar meeting before).
- After that the participants usually speak in descending importance, e.g. the director before the program officers and so on. Usually there is time for reactions immediately after every speaker.
- After every speech, the right to talk goes back to the “chair” and he/she invites the next person for his/her remarks.
- At unique meetings someone usually takes photos for documentation purposes, that often also means a group photo at the end of the meeting.
Some smaller behaviors took some getting used to for me. For example, regardless of whether the topic is relevant for only a small part of the group, the time to discuss it will be taken right there and now. Overall, meetings can run quite long, 2-3 hours is not unusual. The position within the organization and gender have a direct influence on the volume of the speaker. That can be hard to understand at times. If someone starts with “I don’t have much to say…”, one can settle in, it is going to be a while.
